日前，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称《办法》），《办法》自发布之日起实行。《办法》的公布实施，是深入贯彻落实党中央、国务院关于加强数字政府建设、深化政务服务决策部署的重要举措，为各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理的全流程电子化提供了业务路径和操作步骤，具有很强的指导性，对促进档案事业转型发展高质量发展产生重要推动作用。
《办法》对政务服务电子文件归档和电子档案管理中的重点业务提出了要求。
一、健全了政务服务电子文件归档管理的体制机制
《办法》规定，国家档案局、国务院办公厅负责统筹协调全国政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。政务服务业务工作涉及面广、业务类型繁多、过程性材料多，要规范开展政务服务电子文件归档和电子档案管理业务，需要政务服务和档案部门最高主管部门建立牵头负责、统筹协调、监督指导各级政务服务机构、各级档案主管部门、各级档案馆合力协作的工作机制，进而保障政务服务电子文件归档和电子档案管理全流程电子化。
二、明确了相关管理机构的职能职责
《办法》规定，各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审核政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。各级政务服务机构负责各自职责范围内的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，推动政务服务办理系统完善归档功能，推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件的形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交等工作。各级档案馆应当明确提出政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，做好政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。
三、规定了政务服务和档案业务全流程的重点
一是政务服务系统要有归档功能。《办法》要求各级政务服务机构负责，应当推动完善政务服务办理系统归档功能，在新建、改建、扩建政务服务业务系统时就要同步考虑档案需求，将档案部门人员纳入，建设归档功能。二是要推进政务服务机构电子档案管理信息系统建设。《办法》要求推进电子档案管理信息系统建设，主体是政务服务机构，落实在机关档案部门，关键是建设电子档案管理信息系统。电子档案管理信息系统是面向机关各类型归档电子文件的综合管理系统，政务服务类电子文件是其中一种。可在现有电子档案管理信息系统基础上，根据政务服务电子文件管理要求进行扩展，避免重复建设。三是要实现全过程电子化。全过程指政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等业务工作全过程，满足来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并行档案部门移交。四是扩大政务服务归档范围。将政务服务机构行政权力清单、责任清单、公共服务目录及政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等纳入归档范围，保证了政务服务电子文件应归尽归。五是强调政务服务电子文件和电子档案的归属流向，要求按照国家有关规定向档案馆移交，强调了档案馆接收、保管档案的地位。六是要求开展“四性”检测。明确政务服务机构档案部门要对接收的政务服务电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测工作依据国家有关规定，即《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）。
四、强调了各级档案主管部门的监督检查权
《办法》强调，各级档案主管部门可以依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。监督检查是档案宏观业务指导的有效手段，各级档案部门从以下方面做好监督检查，一要强化法律意识，依法履行职责，承担起法律、法规赋予的工作指导权、监督权，对业务管辖范围内各单位有关工作开展定期监督指导。二要抓好业务重点，对工作机制建设、“三合一”制度落实、信息化基础设施、归档电子文件数据组成、归档格式、“四性”检测、长久保存、共享利用等业务重点进行检查。三要体现法律、行政法规刚性，对存在未按照规定归档政务服务电子文件的单位，要督促其限期整改，把指导规范要求落在实处。四是要会同政务服务部门一同开展政务服务电子文件归档与电子档案管理工作联合审查，积极争取将相关工作纳入监管评价。
政务服务电子文件归档和电子档案管理办法
第一条 为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》等法律法规，制定本办法。
第二条 本办法适用于政务服务机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。
本办法所称政务服务机构，是指行政机关和其他负有政务服务职责的机构。政务服务，是指政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。政务服务办理系统，是指政务服务机构提供政务服务使用的统筹建设或者自行建设的信息系统。
本办法所称政务服务电子文件，是指政务服务机构在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。
本办法所称政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。
第三条 政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。
第四条 来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第五条 国家档案局、国务院办公厅负责统筹协调全国政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。
各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，审查政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。
各级政务服务机构负责各自职责范围内的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，应当推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。
各级档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。
第六条 各级政务服务机构应当依托全国一体化政务服务平台，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理信息系统衔接，支撑政务服务电子文件和电子档案全流程管理。
第七条 各级政务服务机构应当依据《机关文政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。
第八条 政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的政务服务，相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。
第九条 政务服务电子文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。
政务服务电子文件归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。
第十条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定，在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。
第十一条 各级政务服务机构应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作，定期开展电子档案备份，做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求，规范使用密码技术进行保护。
第十二条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定向档案馆移交政务服务电子档案并附具开放利用意见。各级档案馆应当做好政务服务电子档案接收工作，提升安全管理水平，按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行检测，确保真实性、完整性、可用性和安全性。
政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。
十三条 各级政务服务机构应当在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，依托政务服务平台积极推进本单位政务服务电子文件和电子档案共享利用。
第十四条 各级档案主管部门可以依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。
第十五条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第十六条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案主管部门会同同级政务服务机构，可以参照本办法，结合当地实际情况，制定本地区的具体管理办法。
第十七条 本办法由国家档案局、国务院办公厅负责解释。
第十八条 本办法自印发之日起施行。
来源：《中国档案》2023年第8期、中国政府网