城建档案是城市规划和建设管理的重要信息资源，信息化数字化建设已经成为城建档案事业科学发展的必然趋势。从2009年1月1日开始，我市全面启动城建档案数字化建设工作。
如今，经过2年的努力，我市城建档案数字化平台已经建成，数字城建档案馆建设在实现城建档案计算机管理的基础上，突出以软硬件设施建设为基础，以城建档案基本数据库建设为重点，不断完善应用软件的开发利用，基本实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化，最大限度地满足了我市城市规划、建设、管理和社会对城建档案信息工作的需要，城建档案数字化建设已经结出了累累硕果。
软硬件到位 搭起基础设施平台
没有相应的软件和硬件设施，城建档案数字化就无从谈起。
据城建档案馆副馆长陈秀芬介绍，在硬件设施方面，试点开始后，市城建档案馆陆续采购了满足工作需求的计算机及网络设备和自动化处理设备等配套硬件设施，该馆现有服务器4台及盘阵1台：4U机架式，intel xeon（至强）7120M（3.0GHz）双核处理器的DELL PE6850服务器2台；2U机架式，intel xeon 5310四核处理器的DELL PE2950服务器2台；DELL CX3-10 SATA 磁盘盘阵1台；主要用于数据处理、文件存储及数据备份等。自动化处理设备有各类型扫描仪及大型扫描复印一体机，GRAPHTEC CSX300-09大型A0工程图纸扫描仪3台；KODAK I55、KODAK I1220、EPSON GT-2500小型快速扫描仪6台；OCE TDS 320大型扫描复印机1套。
在软件设施方面，2008年12月，市城建档案馆通过政府招标采购方式，采购了深圳世纪伟图有限公司设计开发的“城建档案管理系统”以及与之相配套的“电子档案发盘系统”、“电子档案归档系统”、“声像档案管理系统”、“电子档案数据备份系统”等系统软件，形成了从数据采集、录入、加工、管理、备份及利用的全程应用。
经过2年多的操作使用，该馆对系统中出现的各类问题及时反馈给软件设计公司，与他们一起共同研究解决办法，一起探索符合城建档案工作流程、符合该馆日常业务管理需求且实用性强的系统管理软件。目前，该馆使用的城建档案管理系统软件经过多次的修改、补充、完善和升级，现已基本满足日常业务工作需要。
全程跟踪服务 实现城建档案数字化
“在实现项目档案数字化工程中，从工程报建开始到施工结束，我们都是全程跟踪服务的。”市城建档案馆数字档案科科长钱一春向记者表示，随着硬件、软件的到位，该馆开始全面探索城建档案数字化之路。然而，在具体实施过程中，他们遇到了很多困难，刚开始很多项目的电子档案跟纸质档案无法匹配，因此，他们改变工作方式，提前介入，确保了城建档案数字化的顺利实现。
从2009年1月1日起，市城建档案馆对报建的工程项目，都统一发放了电子安装光盘，由建设方、施工方负责工程电子文件的采集录入，竣工后移交纸质档案的同时报送电子数据。2年多来共计发放2000余只工程，接收电子文件300余只工程。
2009年7月，市恒宇太阳能3号车间正式报建，8月份，档案馆就将归档系统和归档目录交给了建设方，并组织施工方相关人员接受业务培训。工程施工过程中，档案馆技术人员及时上门进行业务指导，“主要是了解电子数据录入情况，查看他们是否按照对应目录录入相应数据，并解决他们一些软件操作使用上的问题。”之后，只要施工方遇到困难，档案馆随时提供技术服务。至今年6月份工程结束，建设方将完整的电子数据，按归档目录的移交清单全部交到城建档案馆。馆内工作人员再将所有的数据重新整理，导入服务器存档，最后将该工程完整数据刻录成电子光盘。至今，市城建档案馆已接收230多只工程的电子数据。
整合各类资源 向公众提供多样服务
据陈秀芬介绍，在督促、帮助建筑企业实现项目档案数字化的基础上，该馆又做了大量服务工作，为实现城建档案全量数字化及便于市民利用创造了条件。
由于城建档案数字化工作是从2009年1月开始的，对之前的城建档案，早在2009年，城建档案馆就对馆藏5万余卷的房屋建筑工程、市政道路工程、地下管线工程档案等各类档案资料进行了数字化扫描加工，从档案拆卷-扫描-图像处理-挂接-质量审查-数据入库到最后装订入库，以流水线的形式开展馆藏档案数字化工作，目前已经全部完成了馆藏档案的数字化扫描工作，同时完成了新进馆工程档案的扫描加工约2万余卷。
城建档案数字化的最终目的是为了便于市民利用，在开展来馆查档、开具证明等服务的基础上，今年5月，市城建档案馆又委托国泰新点软件设计有限公司按照城建档案网站的建设要求，设计开发了“张家港市城建档案馆http://www.zjguca.gov.cn”对外公众网。新网站设立了单位介绍、馆藏档案、政策法规、技术规范、网上展厅、办事指南、档案查询等多个栏目。通过该馆的对外公众网，只要输入相应的工程名称，鼠标轻轻一点，就可以检索查询到该工程档案资料目录，同时还可以点出三维地形图，更加便捷、直观地查询到该工程的有关档案资料，大大方便了市民查阅相关资料。
辛勤付出总有回报，今年11月初，市大新建筑工程有限公司将一面写着“勇于创新 一流服务”的锦旗送到了市城建档案馆，感谢该馆为公司提供的优质服务。勇于创新，服务一流，这是对该馆所开展城建档案数字化服务工作最好的褒奖。（转载）