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行业资讯

从传统电子文件管理到远程电子文件归档系统(二)
作者:管理员 2014/2/21 14:22:06
三、城建电子文件集成化管理模式 
    人类社会正进入一个新的历史时化这个新时代,从科学技术的观点看,有人称为信息时代,有人称为原子能时代,有人称为科学技术革命时代,等等,这些用语虽然能够反映这个时代的某些特征,但从整体上看,这些称呼用来概括这个时代的全貌是不确切的。我们认为从“实体中心论”转到“系统中心论”的观点,称之为系统时代是最恰当不过了。
    近几年来,由于通信技术和信息科学的发展。使参与城市建设活动过程的各个环节得以迅速地有机约联合起来,同时,由于电子计算机技术的高度发展,大幅度地增加了城建档案馆在信息的收集、存储、加工、传输的能力,大大缩小了空间和时间的界限,就使我们有可能迅速地、全面地掌握处理和传输大量的电子文件信息成为可能。而系统论和系统科学各分文学科的发展为电子文件的集成化管理奠定了理论基础。
    城建电子文件集成化管理模式,是将市城建档案馆及参与城市建设活动的建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等作为一个人造系统一“电子文件归档系统”,并通过系统内各种要素间形成的合力来实现“由文件形成单位将建设工程记录、通过电子文件编辑模板录入、并由系统的组卷规则自动组卷、归档”的集成化管理目标。
    城建电子文件集成化管理模式是采用系统科学方法论来实现这一目标的,即该模式的方法论基础为系统论、控制论、信息论,技术手段涉及计算机技术、通信技术、档案管理理论、电子文件管理理论、数理逻辑、GIS技术、Web技术、大型数据库技术、现代管理等一系列学科的知识与理论。这是一个全新的管理模式。
    我们采用系统论来研究系统的模式、性能、行为和规律。它为我们认识系统的要素、结构、功能、行为和发展规律提供了一般方法论的指导。我们研究和认识系统的目的,就在于有效地控制和管理系统。控制论则为我们对系统的管理和控制提供了方法论的指导。为了正确地认识并有效地控制该系统,必须了解和掌握系统的各种信息的流动与交换,信息论为此提供了一般方法论的指导。
    系统科学,特别是系统论、控制论、信息论是城建电子文件的集成化管理的基础理论。只有将这些理论运用到城建电子档案管理的实践中去,才能深刻地认识城建电子档案管理本身的整体性、综合性与协调性,进而才能科学地进行远程电子文件归档系统的开发建设,发挥远程电子文件归档系统的作用。 
 
(一)、城建电子文件集成化管理模式的结构 
    系统的结构是指系统要素的组织结构。系统结构决定系统功能,为实现城建电子文件的集成化管理,我们采用如下结构:
    1、系统的总体结构
  
 
 
    2、企业子系统
 
 
 
    3、城建档案馆子系统
 
    见城建档案馆子系统结构图。
 
    城建档案馆子系统结构图中,含三个概念:电子文件/档案流(左)、工作控制流(中)、实体档案流(右)。三者关系如下:
 
电子文件/档案流为先导、在工作控制流的基础上形成电子文件/档案与实体档案、用实体档案评价调整电子文件形成规则与工作控制规则。
 
 
 
 
 
 
4、人力资源结构:
 
    成立“市城建档案协会”,作为市档案协会的分会。人是本系统中非常重要的因素,它可通过市城建档案协会将不同子系统中的人员组织起来。
 
 
 
(二)远程电子文件归档系统的功能
 
    1、实现电子文件的全程管理
    电子文件的全程管理是一种过程管理,是通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强,过程控制的反馈周期短,因此,对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行多层次监控,便于及时发现和纠正失误,不断调整管理策略,以使电子文件在其整个生命周期受到严密的控制,确保电子文件的管理质量。    
    电子文件全程管理的框架模式: 
    (1)设置文件编辑的标准格式和模板; 
    以《建设工程文件归档整理规范》GBT50328-2001为依据,建立城建电子档案文件编辑标准模板(技术用表)。 
    (2)模板使用判别条件认证文件; 
    (3)使用者的资格及其权限鉴定; 
    (4)在系统中设汁详细工作流程 
    (5)在系统内设置审计与跟踪功能。 
2、实现电子文件的前端控制,确保电子文件在形成时期的真实、可靠对归档范围内的全部电子文件按其形成的单位组成子系统,并在其文件形成过程中,按子系统的目标、要求和规则进行系统分析、判断、控制、整合,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的对实体档案管理的功能尽量在这一阶段实现。
3、远程电子文件归档系统是由:城建电子档案控制中心、工程准备阶段文件归档子系统、监理文件归档子系统、施工文件归档子系统、竣工图归档子系统、竣工验收文件归档子系统等组成的多约束集成化管理系统,多约束是指在城建电子档案控制中心的总控下、各子系统间相互制约的规则,正是这些规则,实现了对归档电子文件的前端控制,这是本系统的特征。 
4、把对实体档案的监督指导向前延伸到其形成时期。 
    在对电子文件实行全程管理的同时,实现了对实体档案的管理,从而将对实体档案的管理向前延伸到档案的形成时期,扩大了对实体档案的监督与制导范围,确保实物档案的真实、可靠、完整、系统。杜绝档案缺失、补制或伪造现象,缩短了实体档案的收集、整理、移交时间。 
5、实现以城建电子文件为依据的实体档案归档体系。在这种归档体系下,各种实体档案的原件稿可从相应子系统中打印,然后签章归档(关于电子文件的签章问题,另文再述)。这样,可对电子档案与实体档案实行分离管理,统一组卷,为数字城建档案馆提供真实、可靠、完整、体统的城建档案信息资源。
 
(三)远程电子文件归档系统的特点 
    1、将目前“业务指导”工作前移到对电子文件的前端控制,把“被动式”的业务指导工作变为“主动式”:由于是在计算机上通过网络完成业务指导工作,一个工作人员可同时进行若干建设工程的业务指导,节省大量的人力物力资源: 
    2、电子文件归档系统管理的对象是该建设工程必须归档的任何原始文件,且实行了多约束控制,故对实体档案的专项验收只需验证实体与电子文件的一一对应关系即可。原来对工程档案的审核已没有意义,这一工作环节可以取消。
    3、电子文件归档系统已按系统规则完成了归档实体档案的项目级、工程级、案卷级、文件级的著录工作,实体档案接收后,不用再作档案的案卷级、文件级的著录工作,节省了大量著录工作时间、人员。
    4、可将节省的工作人员通过优化组合后安排到电子档案的管理与利用部门,加强档案信息化建设方面的实力。 
    5、在加强对基层档案管理工作力度的同时,增强了基层档案管理工作的能力、提高了工作效率,同时大大减轻了他们的劳动强度,无疑给企业产生了效益。
    6、可全面实现我馆标准化管理
    7、系统的自适应性及标准化管理,使其具备极强的环境改造能力与自我功能的完善能力。
    8、尽管该系统是一个信息复杂,但一方面由于采用分散化控制原则,从而降低了其复杂性,另一方面采用系统科学方法,实现在大系统里的信息交流与处理。 
 
参考文献
    【1】冯惠玲. 电子文件管理教程. 北京:中国人民大学出版社,2001
    【2】王淑珍 张志敏 高宏山 也谈数字城建档案馆的建设   《城建档案》2003 第3期 
    【3】安小米. 城市建设电子文件和档案管理的未来发展方向 《城建档案》2003 第2期