深圳市城建档案馆 张志敏 高宏山
城科会城建档案信息专业委员会 王淑珍
数字城建档案馆【2】的建设将会引发城建档案管理的重大变革，影响城建档案管理的原则、理念、技术、方法、体制。其本质原因在于：数字城建档案馆管理的对象是城建电子档案。相对与传统实物档案，电子档案本身新增了许多新的特点，其技术含量更高、更新、变化更快等，在管理上其相关因素增多、各因素之间相关度增高、变量增多、目标日趋复杂化。这给电子档案的管理活动提出了更高的要求，需要我们积极采用国内外最先进的档案管理思想与最新的研究成果，对城建档案管理原则、体制、技术与方法等不同方面进行创新与改革，提出新的应对策略。在数字城建档案馆的建设过程中，我们首先要解决的问题是突破传统电子文件管理模式，建立城建档案远程电子文件归档体系。
一、 远程电子文件归档系统必须遵循电子文件管理的一般原则【1】
本文提到的电子文件管理原则是国际档案界广泛认可的、成熟的研究成果，是电子文件管理必须遵循的原则。在这些原则的指导下，我们可结合城建档案自身的规律与特点，开展城建电子文件的管理工作。
1、电子文件的全程管理原则：强调电子文件生命周期内各个阶段的管理活动（称电子文件的全程管理）和管理要素的统筹兼顾，注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统软硬件资源和信息资源的最大共享和最大效益。它涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求。它注重建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。
2、前端控制原则：前端控制是现代文件管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。 传统文件/档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。
前端控制是把保障电子文件可靠、完整、安全、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。如果不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性，未来将没有多少电子文件值得保留。
前端控制过程是在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节的，带有一定重复性的工作提前实施，以减少重复工作和滞后工作，最大限度地提高工作效率。
3、真实性保障原则
电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件有效性的基础。
4、完整性保障原则
电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录城市建设活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障。
在传统环境下，文件的各个要素是可视的，且互相融合、彼此渗透，而在计算机系统中，这些要素完全可能独立存在，分别管理，而且有些要素是不可视的。因此，为保证和维护文件的完整性，需要有意识地将这些要素集中起来。电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据都应属于归档范围。
5、可读性保障原则
电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，其内容在指定的设备上能够识读，并保持其内容的真实性。
二、城建实物档案管理模式下的电子文件管理及存在的问题
（一）城建实物档案管理模式下的电子文件管理
电子文件的前端控制原则是电子文件全程管理的精髓、核心与基本原则。但是它只适用于指定系统内形成的文件。就我国城建档案馆目前使用的信息管理系统而言，大量的电子文件文件是由系统外部产生的。
1、城建实物档案的文件类别与形成单位
以《建设工程文件归档整理规范》GBT50328-2001为依据，列出城建档案文件类别与形成单位表：
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文件类别
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工程准备阶段文件
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监理文件
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施工文件
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设计文件
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竣工验收文件
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形成单位
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建设单位
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监理单位
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施工单位
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设计单位
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建设单位
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2、传统城建实物档案管理模式
以城建档案形成与形成单位表为基础，结合各城建档案馆的一般工作流程，作出下图：
3、实物档案管理模式下电子文件管理存在的问题
传统城建实物档案管理模式即以实物档案作为管理中心的管理模式。这种模式在城建档案形成阶段，因实物档案没有产生，故无法参与管理，形成管理空白。该模式采用“业务指导”的方式来弥补该空白。但“业务指导”采用的是方法性指导，从全国总体情况来看，这种模式对实物档案的管理还是有效的。该模式中的“业务指导”的总体操作过程是“事后”控制。这里的“事后”控制包含了对电子文件的控制。
随着电子文件/档案的日益增多，及电子文件/档案所具有的优势，对电子文件/档案的管理与利用已成为档案管理的发展方向。显然，用传统的城建实物档案管理模式不能实现对电子文件／档案管理的“前端控制”，故存在以下问题：
1）传统实物档案管理模式由于没有对城建电子文件进行前端控制，违背了电子文件管理的一般原则，很难确保电子档案的真实、可靠、完整及安全；
2) 按目前模式接收进馆的电子文件数量与实际产生的电子文件数量还有很大差距，流失了许多有价值的电子文件；
3) 在档案管理过程中没有充分利用电子档案的信息与知识等特性来具体指导档案工作，造成档案管理工作中的人力、物力、资金、馆藏空间的浪费。
那么，怎样才能实现电子文件/档案管理的“前端控制”？以下我们作进一步分析。
（二）城建档案电子文件类型与作用
1、城建电子文件分类及作用
城建电子文件按其生成和处理过程作以下分类：
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序号
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电子文件分类
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描述
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来源
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作用
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1
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文本文件
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是指使用文字处理软件编辑生成的电子文件。
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归档时直接移交
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辅助著录，以减少档案管理过程的信息录入量，提高工：作效率。为临时文件；也可作为存在于数据库文件之外的独立电子文件。
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2
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数据库文件
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计算机应用软件中以数据库形式存在的具有文件属性的记录
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在档案业务和档案管理系统中在档案管理过程录入
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档案业务和档案管理系统中的主体数据，提供档案管理、查询、利用。为永久性文件。
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3
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图形文件
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是指使用计算机制图(设计)软件生成的并以矢量格式存在的电子文件。
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1、档案形成单位移交进馆的工程CAD文件；
2、地下管线数据数字化工程产生；
3、由国土、测绘等部门移交的矢量化地形图、管线图等；
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馆藏电子档案，可直接向社会提供文件级利用；是可操作性文件；对应与档案实物著录的文件级；为永久性文件。
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4
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图像文件
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是指使用数字设备采集或制作并以光栅格式存在的电子文件。
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1、形成单位移交进馆。
2、档案馆数字化工程产生的图纸卷扫描文件、照片缩图文件；
3、档案馆数码相机拍摄的照片档案；
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馆藏电子档案，可直接向社会提供文件级利 用：对应与档案实物著录的文件级；为永久性文件。
声像档案利用检索。
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5
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影像文件
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是指使用数字视频设备采集或软件加工产生的影象文件。
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1、社会科，目前没有 大规模开展数字视 频业务
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属计算机多媒体档案。
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6
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声音文件
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是指使用音频设备采集或软件加工产生的音频文件。
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目前没有大规模开展数字音频业务
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属计算机多媒体档案。
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2、传统实物档案管理模式对电子文件的控制范围
从上面的列表可见，在各类电子文件中，“数据库文件”是目前大多数城建档案馆电子文件/档案的主体，其他电子文件都是从属的、是从外部接收或转入的。其关系如下：
由图可见，传统的档案管理系统只能控制数据库文件(阴影区域)。这意味着城建档案馆大部分电子档案的管理是失控的，没有遵守电子文件管理的一般原则。
由此可见，解决这些问题的方法就是扩大现有档案管理系统的组成范围，将非控制区纳入控制区进行管理。事实上，这正是我们建立数字城建档案馆的目的，也是建立数字城建档案馆的核心工作。
（三）远程电子文件归档系统的建设思想
如果从数字城建档案馆的观点来看，城建档案馆的业务工作就是信息处理与加工的过程，其最终的产品就是六类数据。将六类数据全部置于电子文件的控制区，即实现建设工程记录、电子文件与档案的集成化管理，保证缄市建设档案在其生命期内的真实性、可靠性、完整性和可利用性。
远程电子文件归档系统的建设主要思想：在城市建设档案的生命期内，应用系统科学的方法，使系统高效运行，在降低系统资源的同时最大限度地提高系统功能，以实现系统整体目标。我们称这一模式为“城建电子文件集成化管理模式”。
“城建电子文件集成化管理模式”是通过系统内各种要素间形成的合力来实现系统整体目标。由于集成贯穿于档案管理活动的全局和整个过程，因而各项管理对象、资源要素可以实现全方位、全范围和全阶段的优化，激发组合优势的聚变放大作用，最终促进了整个管理活动效率的提高。